Junio, 2026
Auditoría senior
Mapeo de procesos, diagnóstico de silos departamentales y hoja de ruta formativa para la agilización del catálogo formativo de Aragón en el marco de la migración corporativa a SharePoint.
El departamento de formación sanitaria del CIBA (IACS) gestiona tanto el programa formativo de especialización de alta fidelidad FOCUS como la formación transversal continua del personal médico de Aragón. El análisis de los procesos demuestra una gran asimetría entre la excelente calidad pedagógica y una baja madurez en la integración digital.
La rutina diaria se encuentra sobrecargada por la introducción repetitiva de datos en sistemas desconectados (como GEV, GIC, Moodle, Excel y carpetas compartidas del servidor H), obligando al personal de gestión a actuar como un puente de datos manual. Esta inercia burocrática resta tiempo valioso que podría dedicarse a la innovación instruccional y al diseño de experiencias educativas avanzadas.
El equipo cuenta con una predisposición excepcional hacia el cambio y la mejora continua. El despliegue de Microsoft 365 Copilot, junto con automatizaciones específicas basadas en la suite de Power Automate y Copilot Studio, permitirá reducir radicalmente las tareas mecánicas. Esto no persigue la sustitución de perfiles, sino eliminar el trabajo aburrido para potenciar las capacidades estratégicas del talento interno bajo un entorno tecnológico 100 % seguro y alineado con las políticas corporativas.
Mapeo de cuellos de botella organizativos: el traspaso manual de datos genera un efecto dominó que colapsa el área de gestión, especialmente en el pico de otoño.
Sonia Montaner y Olga Valera coordinan la recopilación de propuestas y el diseño del catálogo anual. La falta de una herramienta única centralizada obliga a un trabajo analítico disperso.
La ineficiencia en la fase de planificación inicial genera retrasos que arrastran a los técnicos durante toda la campaña anual.
Irene, Lidia y Elena asumen el desarrollo en Moodle, el diseño interactivo en Articulate Rise y el seguimiento operativo. Sufren una alta carga en gestiones logísticas e interacciones con docentes.
La saturación técnica retrasa la configuración de las aulas en Moodle y limita el margen para la tutorización de calidad.
Cristina y el área de administración controlan las matrículas, bajas, sustituciones y el cuadre de ingresos de cursos de pago. Sus flujos son muy manuales y de respuesta lenta.
El retraso en el cuadre bancario de matrículas demora la admisión formal de los alumnos y la planificación de las plazas.
Cinco proyectos seleccionados por su alto retorno de tiempo y viabilidad técnica utilizando la infraestructura oficial de microsoft del centro.
Estas victorias rápidas representan mejoras operativas diseñadas para que el equipo comience a trabajar de manera directa en el corto plazo. No obstante, para evitar falsas expectativas, es importante destacar que su automatización y sincronización definitivas están supeditadas al desarrollo de los proyectos propuestos en el roadmap de sistemas (como la migración corporativa a la estructura SharePoint y la unificación de licencias de escritorio).
Haga clic en las tarjetas de abajo para analizar en detalle cada proyecto propuesto.
El equipo gestiona de forma aislada y artesanal cientos de correos de admisión, dudas y recordatorios a docentes. La coexistencia de Thunderbird en local y Outlook web rompe la estandarización y dilata la redacción de correos en picos estacionales.
Instalación de Outlook de escritorio para toda la plantilla junto con Microsoft 365 Copilot corporativo (con protección de datos comerciales). Se despliega una base de datos de plantillas corporativas validadas en SharePoint para la generación y redacción asistida de convocatorias, alertas y avisos con tono homogéneo.
Conciliación muy laboriosa y manual de las listas de asistencia de alumnos que provienen de dos fuentes independientes: las firmas registradas por código QR mediante Meetmaps en el CIBA y los accesos extraídos del informe de conexión virtual de Zoom.
Diseño de un flujo automatizado de comparación y consolidación en Excel mediante la ayuda de Copilot para Microsoft 365. El asistente cruzará ambos ficheros basándose en el DNI o el nombre para determinar de manera instantánea el porcentaje de presencia de los alumnos admitidos sin almacenar datos en nubes externas.
Adaptar guías clínicas y PDFs extensos de docentes para estructurarlos en el formato dinámico de Articulate Rise de forma manual consume excesivo tiempo de lectura, síntesis y configuración de cuestionarios de evaluación en Moodle.
Empleo de Microsoft 365 Copilot (en Word y Microsoft Edge) securizado para procesar los textos brutos, guías de salud del IACS y PDFs extensos del docente. El sistema genera los resúmenes pedagógicos estructurados y los exporta a formatos estandarizados (como plantillas de cuestionarios GIFT) aptos para la importación directa por lotes en Moodle.
El proceso para recopilar, analizar y decidir qué cursos (de entre más de 200 propuestas) integran el catálogo anual se realiza mediante el intercambio constante de tablas complejas en Word y Excel, dilatando el cuadre de actas de la comisión.
Creación de un formulario estructurado en Microsoft Forms conectado a Microsoft Lists. Un flujo de Power Automate consolidará automáticamente las propuestas y generará actas estructuradas que la ia de Copilot podrá procesar de forma inmediata para resumir acuerdos y redactar el documento de acta final.
Los constantes cambios, renuncias y altas de alumnos en los cursos obligan a Olga a actualizar un Excel en SharePoint, mientras que Cristina debe transcribir manualmente cada una de estas modificaciones al gestor de eventos corporativo GEV.
Automatización mediante ayudantes robóticos locales (tecnología RPA corporativa integrada) con Power Automate Desktop. Al registrarse un cambio de plaza en el Excel de SharePoint corporativo, un flujo de software local simula de forma automatizada la entrada de datos en la interfaz web cerrada del sistema GEV de la administración pública, evitando que el personal administrativo tenga que teclear la información.
Acompañamiento en el cambio organizativo para una transición segura adaptada al ritmo de trabajo administrativo del centro.
Para la correcta gestión de los recursos presupuestarios, se establece que el único bloque comprometido contractualmente es la formación técnica de 8 horas. El roadmap de adopción técnica representa una guía de recomendaciones estratégicas a medio y largo plazo no vinculada a esta contratación inicial.
El objetivo inicial de este tramo sugerido es homogeneizar la forma de trabajar del equipo técnico y administrativo para asentar bases estables sobre la información.
Abandono progresivo de Thunderbird para unificar calendarios corporativos e integrar Copilot (sujeto a viabilidad de sistemas).
Uso sugerido del tablero Kanban de Planner por Irene y Lidia para el seguimiento unificado de la acreditación y guías didácticas.
Creación de un catálogo compartido de prompts de cabecera en SharePoint para la redacción ágil de folletos clínicos.
Definición clara y sencilla de los términos técnicos utilizados en la auditoría para facilitar su comprensión administrativa
Un programa informático (o "robot de software") que realiza de manera autónoma tareas mecánicas idénticas a las de un usuario en su ordenador, tales como abrir navegadores, iniciar sesión, copiar y pegar celdas o rellenar formularios en sistemas administrativos cerrados como el GEV o GIC.
Tecnología que analiza una imagen, fotografía o documento PDF escaneado (como un justificante bancario de matrícula o un currículum), identifica las letras y números, y los convierte automáticamente en texto digital que se puede almacenar en bases de datos.
Asistente avanzado de inteligencia artificial integrado de forma segura dentro de las aplicaciones locales de Microsoft (Word, Outlook, Excel y PowerPoint). Trabaja en segundo plano ayudando a resumir correos, redactar propuestas formativas u organizar datos directamente en el escritorio de la plantilla.
Versión básica y gratuita del asistente de Microsoft que funciona a través del navegador de internet. Sirve como un chat inteligente de consulta rápida y búsqueda de información general externa, pero carece de conexión con las herramientas locales de Office (Outlook, Excel, Word).
Entorno técnico dentro de Microsoft que permite "entrenar" a ayudantes virtuales a medida. Se les puede alimentar exclusivamente con las guías didácticas, reglamentos de acreditación de la comisión o manuales del IACS para que respondan preguntas del equipo con total fiabilidad y sin cometer errores.
Herramienta de Microsoft que conecta diferentes programas entre sí mediante tuberías invisibles de información. Por ejemplo, permite que, al guardarse un archivo de asistencia de Zoom en una carpeta, el sistema envíe de forma automática un aviso al gestor correspondiente sin intervención humana.
Evaluación comparativa entre su licencia actual y la propuesta de entorno avanzado para facilitar la toma de decisiones presupuestarias en la institución.
Actualmente, el centro dispone de licencias de Copilot Chat básico en web. A continuación, puede ajustar el simulador para contrastar el coste y capacidades de mantener el estado actual frente a desplegar la propuesta de integración avanzada.
Acceso conversacional web con protección de datos comerciales. Sin coste adicional en su suscripción actual de Microsoft.
Integración en Office local, automatizaciones de asistencia por Power Automate y asistentes personalizados con Copilot Studio.
La principal inquietud del personal del IACS se resume en una frase capturada en las sesiones de descubrimiento: "Vamos siempre tan pilladas y de cabeza que no nos da tiempo de interiorizar nuevos procedimientos". El equipo se siente desbordado en picos estacionales.
Por ello, la implantación no debe proponerse como una obligación de control o un software complejo adicional, sino como una ayuda que asume la burocracia monótona y el tecleo de datos repetitivos, liberando el espacio mental necesario para trabajar con sosiego y recuperar la vocación pedagógica.
Unificación sugerida de licencias de Outlook y Planner para Sonia, Olga, Elena, Lidia e Irene de acuerdo con soporte de sistemas.
Ingeniería de prompts, seguridad, adaptación de formatos de guías docentes y plantillas de redacción.
Despliegue práctico de Copilot en Office, formatos GIFT para Moodle y cruce asistencial Meetmaps/Zoom.